Întâlniri lunare de HR - 25 Mai 2017

Plecarea unui membru al echipei din companie este de fiecare data un moment delicat, fie el initiat de catre angajat sau de catre angajator. Iar pentru noi, specialistii HR, aceasta se transforma de fiecare data intr-o mare provocare. Iar provocarea noastra are mai multe ramuri de care trebuie sa tinem cont in acelasi timp:

  • Cum sa obtinem de la angajatul care pleaca informatii cat mai utile pentru viitorul companiei?
  • Cum sa obtinem informatii cat mai reale si sincere de la angajatul care pleaca?
  • Cum gestionam ultimele interactiuni ale angajatului cu restul echipei astfel incat plecarea acestuia sa nu afecteze atmosfera din companie sau implicarea celorlalti colegi?
  • Cum gestionam ultimele interactiuni dintre angajatul care pleaca si superiorul sau direct?
  • Cum ne asiguram ca plecarea angajatului nu va impacta drastic activitatea companiei, precum si imaginea acesteia?

Complexitatea subiectului este evidenta, iar pentru noi, in cadrul intalnirii de HR din 25 Mai, doua ore au fost insuficiente pentru a epuiza discutia. Astfel ca, si la urmatoarea intalnire, din 26 Iunie, vom continua cu aceasi tema.

Am reusit sa dezbatem cu specialistii HR prezenti in 25 Mai, urmatoarele sub-topic-uri: situatii atipice, complicate intalnite in cazul unor exit-uri din companie, cum ar trebui sa se desfasoare exit – interviul (ce metode si instrumente folosim) si cat de benefice sunt e-mail-urile de goodbye si cum ar trebui gestionata trimiterea si conceperea lor.

Va prezentam pe scurt fiecare dintre aceste subiecte si concluziile la care am ajuns impreuna.

Am discutat mai in detaliu urmatoarele situatii mai complicate, intalnite la exit-ul din companie:

  • In ce masura este indicat sa incerci sa retii un angajat care a decis sa demisioneze
    • Concluzii: daca angajatul este, bineinteles, performant si, la fel de important, nu foloseste demisia ca modalitate de a-si mari salariul, recomandam ca intotdeauna sa existe incercarea de a convinge colegul sa ramana in companie. Interviul de exit poate fi folosit in acest caz si ca si modalitate de a afla disponibilitatea acestuia de a ramane in firma. HR-ul impreuna cu superiorul direct pot apoi re-oferta angajatul, in functie de informatiile obtinute.
  • Care este rolul HR-ului atunci cand un manager doreste sa concedieze un membru al echipei sale
    • Concluzii: responsabilitatea de a comunica aceasta decizie este a superiorului direct. HR-ul are rolul de a oferi sprijin si de a facilita discutia, insa nu recomandam ca intalnirea pe acest subiect sa fie doar intre angajatul vizat si HR.
  • Cum mentii motivatia echipei, atunci cand mai multi colegi demisioneaza intr-un timp scurt
    • Concluzii: din nou, motivarea echipei este responsabilitatea managerului. Insa HR-ul poate contribui la mentinerea unui climat pozitiv si optimist prin modul in care sunt transmise informatiile – este foarte important sa existe o comunicare transparenta si discutii cu membrii echipei ramasi in firma, pentru a transmite acestora siguranta si incredere.

Elementele comune in solutiile discutate pentru fiecare dintre provocarile de mai sus sunt discretia, care vine in sprijinul pastrarii unui climat pozitiv in interiorul companiei si sinceritatea in discutiile de exit, atat in raport cu angajatul care pleaca din companie, cat si cu superiorul direct al acestuia, pentru a putea extrage informatii valoroase pentru imbunatatirea mediului de lucru pe viitor.

Am adunat impreuna si cateva idei despre cum ar trebui sa se desfasoare exit interviul:

  • Chestionarul completat in cadrul interviului: nominal sau anonim? Pentru HR poate fi mai util sa fie anonime, ca sa existe increderea de a se oferi raspunsuri cat mai sincere. Insa in cazul in care exista interes de a reveni la un moment dat in companie, e bine sa fie inregistrat numele angajatului.
  • Ar fi util ca la exit interviu si chestionar sa se adauge si informatii din istoricul angajatului si de la sefii directi, pentru a putea face analize mai detaliate privind profilurile celor care parasesc compania.
  • Pentru angajatii din productie (blue collars) se recomanda combinarea interviului si a chestionarului. Adica derularea discutiei pe baza chestionarului, iar chestionarul va fi completat de catre responsabilul HR, pentru asigurarea acuratetii completarii.

Un al treilea subiect relationat exit-ului din companie este folosirea sau nu a e-mail-urilor de ramas bun. Concluzia este clara: daca sunt compuse si trimise de cine trebuie si la momentul potrivit, e-mail-urile de ramas bun pot avea un impact pozitiv sau constructiv. Daca insa aceasta actiunea are loc intr-un mod necontrolat si uneori cu o implicare personala intensa, impactul sau in cadrul companiei nu va fi unul dorit. Cateva recomandari din partea grupului nostru de HR privind folosirea acestor email-uri de ramas bun:

  • HR-ul trebuie sa sprijine managementul in a se ocupa de acest email de goodbye.
  • Daca se intampla ca in aceasi perioada sa existe mai multe demisii, ar fi mai bine sa fie gestionata situatia de catre HR si sa se trimita mail-urile de catre superiorul direct sau de catre HR pentru a fi evitate interpretari subiective in pregatirea mail-urilor.
  • Ar fi mai bine ca mail-ul sa fie prezentat obiectiv si sa fie trimis de catre managerul direct, pentru a evita implicarea emotionala a angajatului care pleaca.

Ca o concluzie a intalnirii din 25 Mai, ne-am dat seama ca subiectul nu a fost epuizat si ne-am propus sa continuam discutia la urmatoarea intalnire, in data de 26 Iunie, de la ora 18:00.

Va asteptam cu drag la urmatoarea intalnire! Pentru rezervarea unui loc, va rugam sa ne scrieti la adresa alina.babasan@integrahr.ro.

Pe curand,

Echipa IntegraHR