Întâlniri lunare de HR - 25 Ianuarie 2017

In 25 ianuarie a avut loc a doua intalnire cu specialisti de HR din Cluj, la sediul nostru, in cadrul careia am continuat impreuna discutia despre procesul de Evaluare a Performantelor, abordand cateva sub-topic-uri noi.

Discutia a urmarit doua teme si totodata provocari principale: prima – cum ii convingem pe clientii interni, ceilalti membri ai organizatiei, ca Evaluarea Performantelor este un proces atat de important cum il consideram noi, specialistii de HR. Iar a doua - setarea pentru prima oara a unui proces de evaluare a performantelor sau schimbarea unui proces vechi cu o forma noua a lui in cadrul unei organizatii.

Pentru prima provocare am ajuns foarte rapid la o concluzie: oamenii care ocupa functii de conducere sunt primii care trebuie atrasi de partea HR-ului ca si promovare a procesului de evaluare a performantelor. Proiectul trebuie “vandut” intai acestor influenceri care sa ajute apoi la promovarea procesului in restul companiei. Daca acesti influenceri ajung sa creada si sa vada beneficiile acestui proces, in acelasi fel va fi transmis procesul in restul echipei.

Cea de-a doua tema de discutie, cea a implementarii unui proces de evaluare a performantelor pentru prima oara intr-o companie, sau a schimbarii unui proces mai vechi cu unul total nou, ne-a purtat prin mai multe idei pe care le-am dezbatut cu implicare pe parcursul celor doua ore ale intalnirii.

Pentru a veni cu solutii cat mai concrete, am analizat un caz specific: implementarea pentru prima oara a unui sistem de evaluare a performantelor intr-o companie mica de IT, cu o cultura de tip familie.

Cateva informatii despre compania luata ca exemplu si specificul ei in relatie cu incercarea de implementare a unui sistem de evaluare a performantelor:

  • S-a incercat o evaluare ce avea la baza 5 KPI, dintre care 3 numerici, complet masurabili si 2 care tin de soft skills – acestia din urma evaluati prin evaluare 360°.
  • S-a incercat si utilizarea fiselor cu ancore comportamentale, insa nu au fost foarte bine primite de specialistii IT din companie.
  • Se doreste crearea si implementarea unui sistem de evaluare functional si adaptat culturii companiei si nevoilor angajatilor.

SOLUTII

Frumusetea acestor intalniri de HR pe care le-am inceput la finalul anului 2016 sta in diversitatea de cunostinte si experiente pe care le aduc cu ei participantii. Astfel si in acest caz, solutiile si propunerile pentru cazul discutat au venit foarte rapid si natural. Specialistii prezenti, cu experienta in implementarea de procese de evaluare a performantelor in companii similare cazului analizat, au venit cu urmatoarele idei de implementare:

  • Pentru o firma mica se poate incepe cu o discutie deschisa cu intreaga echipa, pentru a identifica metoda potrivita de evaluare, asumata si acceptata de echipa, fiind vorba de prima data cand se implementeaza. Se pot prezenta variantele de evaluare, iar faptul ca decizia se ia impreuna va ajuta foarte mult in asumarea procesului.
  • E important sa existe o transmitere corecta a unor beneficii care vin pentru fiecare membru al echipei, ca urmare a implementarii procesului de evaluare. Unul dintre beneficii, care trebuie transmis, este alocarea sistematica de resurse pe baza rezultatelor evaluarii performantelor.
  • Trebuie atrasa treptat cooperarea celor care pot sustine initiarea procesului: high management si middle management.
  • Procesul trebuie construit impreuna cu teamleaderii, care datorita faptului ca sunt implicati de la inceput in proces, si-l asuma si ca implementare si ca rezultate. Acestia se implica in setarea KPI si in evaluarea tehnica.
  • Partea de soft skills se poate face prin evaluare 360°, pe baza a 3 comportamente, o data la 3 luni, intre colegii de echipa de lucru, plus managerul direct.
  • Se poate implementa un sistem de premiere informala in detrimentul unui sistem de bonusare strict legat de procesul de evaluare a performantelor. Iar daca evaluarea este slaba, exista un process de dezvoltare – traininguri tehnice, soft skills, coaching. Dar fara penalizari salariale.
  • Forma ideala de evaluare ar include KPI, evaluare tehnica si evaluare 360°.
  • Testele tehnice trebuie anuntate iar dupa ele urmeaza un plan de improvement, in niciun caz de sanctionare. Initial, aceste teste pot fi introduse ca un beneficiu de dezvoltare, in afara procesului de evaluare a performantelor. Se pot lega aceste teste de noi proiecte si tehnologii care intra in companie. De asemenea pot fi introduse ca o metoda de dezvoltare pe orizontala. Daca se implementeaza aceste testari ca si praguri, etape de trecere spre o pozitie de senior, pot fi chiar motivante. Se pot folosi si testari externe, care ajuta la dezvoltarea echipei.
  • Un model de evaluare impartita in 2 parti diferite: se face intai o autoevaluare (care sa includa si explicatii pentru fiecare calificativ), iar dupa aceste rezultate se face evaluarea din partea managementului. Minusul este ca autoevaluarea angajatului poate influenta evaluarea managerului. Dezirabil ar fi insa ca managerul sa nu vada autoevaluarea. Insa, daca obiectivele sunt bine stabilite, nu ar trebui sa existe diferente mari intre autoevaluarea angajatului si evaluarea managerului. Insa la evaluare comportamentala, gradul de subiectivism este mult mai mare.
  • Exista o tendinta a angajatorului / managerului de a face evaluarea pe baza ultimei perioade (1 –2 luni). Se recomanda notarea periodica (lunara) a unei evaluari, pentru ca la finalul anului, managerul sa poata face o evaluare consistenta care ia in considerare intregul an. Se pot seta niste metode foarte simple, de exemplu, scrierea unui eveniment major, pozitiv sau negativ, reprezentativ pentru fiecare angajat, intr-o anumita luna.
  • Pentru a sprijini si dezvolta sistemul de evaluare, se pot introduce ca si KPI pentru middle si top management modul in care realizeaza evaluarea angajatilor / echipelor.
  • Pentru a motiva managementul, trebuie de la inceput implementat cat mai bine procesul de evaluare, in asa fel incat managementul sa perceapa schimbarea pozitiva din echipa realizata pe baza evaluarii in care el ca manager a fost implicat. Inainte de a implementa procesul de evaluare ar fi benefice niste sesiuni de coaching cu managerii pentru a identifica nevoile. De asemenea e bine sa se prezinte managementului o serie de schimbari pozitive pe care le va aduce sistemul de evaluare bine implementat.

Evolutia discutiei din 25 ianuarie ne-a dus inevitabil spre tema urmatoarei noastre intalniri: dezvoltarea leadership-ului la nivel de middle management si cum putem noi ca si consultanti HR sa ii ajutam, in asa fel incat sa influentam pozitiv si modul de implementare a proceselor de HR. 

Discutia va fi indrumata de Cristiana Gavris, consultant cu o experientă de 17 ani in resurse umane, in poziții de HR manager, consultant, coach, atat in companii romanești cat si in multinaționale.

Va asteptam cu drag in 27 Februarie, la ora 18:00, la sediul nostru, pentru o noua discutie utila si antrenanta despre provocarile noastre ca specialisti HR. Pentru confirmarea participarii, va rugam sa o anuntati pe colega noastra Andreea Muresan, la adresa andreea.muresan@integrahr.ro.

Pe curand!

Echipa intalnirilor de HR :)